Durante il periodo di emergenza sanitaria dovuta alla diffusione del SARS-CoV-2, la videoconferenza sincrona (VCS) si è dimostrata indispensabile in molti settori: scolastico, informativo, e di conseguenza anche nel ripartire percorsi formativi. Si è dimostrata cioè una grande risorsa che, in un’era digitale, si è deciso di portare avanti.
Quali sono gli step da seguire per attuare tali percorsi?
1. Analisi dei fabbisogni formativi
Il soggetto formatore deve svolgere tre tipi di analisi:
- analisi delle competenze possedute dal discente prima di iniziare il percorso formativo;
− analisi del contesto organizzativo e delle specifiche aree di attività in cui si inserisce il percorso formativo;
− individuazione e indicazione delle abilità e capacità, in termine di alfabetizzazione informatica e digitale, richieste all’utente per la frequenza efficace del percorso formativo
2. Progettazione
In questa fase il team del soggetto formatore provvede alla definizione di:
− obiettivi generali del corso di formazione;
− risultati attesi;
− strategia formativa;
− contenuti generali, sequenza logica degli argomenti da trattare, articolazione temporale;
− tempi relativi alla docenza, alle esercitazioni, alle simulazioni e al coinvolgimento degli allievi nella didattica attiva;
− modalità e criteri di verifica e valutazione degli apprendimenti (in itinere e finale);
− modalità di valutazione e monitoraggio della qualità didattica e organizzativa;
− definizione dei requisiti tecnologici necessari per la fruizione del corso in modalita VCS;
− definizione delle modalità di tutoraggio d’aula virtuale;
3. Realizzazione
Il percorso formativo avviene all’interno di una aula virtuale. Qui avvengono le dinamiche di interazione e di apprendimento.
I requisiti necessari sono:
− gestione delle procedure di accesso protetto dei discenti;
− docenza in ambiente caratterizzato da virtualizzazione spaziale (aula virtuale);
− tutoraggio d’aula virtuale;
− rilevazione e tracciabilità della continuità della presenza dei discenti;
− gestione delle specifiche metodologie didattiche attive in sincrono idonee all’ambiente virtuale;
− gestione delle verifiche di apprendimento in modalità sincrona;
− monitoraggio della continuità di funzionamento delle funzionalità della piattaforma;
− gestione dei flussi di comunicazione tra i docenti e i discenti e tra gli stessi discenti.
4. Monitoraggio e valutazione
Questa fase è finalizzata ad osservare, misurare, analizzare, interpretare e tenere sotto controllo gli elementi chiave dei processi formativi basati su criteri di efficenza, efficacia e qualità della formazione.
Come monitorare tutti questi fattori? Tramite questionari di gradimento, dove devono essere presenti elementi di valutazione riguardanti:
- interazione docente-discente;
- chiarezza espositiva in ambiente virtuale e padronanza dell’utilizzo della piattaforma;
- accessibilità e usabilità della piattaforma utilizzata;
- gestione dei gruppi di lavoro ed esercitazioni in ambiente virtuale.
L’obiettivo è quello di migliorarsi sempre, e solo tramite una valutazione di chi usufruisce il servizio è possibile farlo.
5. PROFILI DI COMPETENZA, RUOLI E RESPONSABILITÀ DELLE FIGURE PROFESSIONALI PER LA FORMAZIONE SU SSL IN MODALITÀ VCS
Quattro sono i profili indispensabili per la gestione dei processi di produzione della formazione in modalità VCS:
− il responsabile dei processi formativi: soggetto responsabile dei processi di produzione della formazione e garante dei contenuti e della loro coerenza rispetto all’esito dell’analisi dei bisogni formativi e degli obiettivi.
− il docente: soggetto in possesso dei requisiti richiesti dalla legislazione vigente in materia di formazione su SSL, esperto delle tematiche oggetto delle attività di formazione e di processi formativi, anche digitali.
− il tutor d’aula virtuale: soggetto esperto delle dinamiche di interazione nell’ambiente virtuale in grado di fornire indicazioni operative sulla fruizione del corso, sulle funzionalità della piattaforma e sull’accesso ai diversi ambienti e materiali didattici nonché di supportare i docenti e i discenti durante le attività didattiche e nella somministrazione delle esercitazioni e delle prove di verifica.
− il tecnico esperto nella gestione della piattaforma multimediale: soggetto che garantisce la gestione tecnica della piattaforma utilizzata per la VCS.
6. Caratteristiche tecniche e funzionalità delle piattaforme multimediali
Avvenendo digitalmente la formazione, più precisamente tramite una piattaforma, è necessario tenere a mente alcune caratteristiche tecniche e funzionali, ovvero:
− presentare una modalità di accesso al corso con caratteristiche tali da consentire l’accesso solo agli iscritti autorizzati (accesso protetto). È dunque importante assicurare la massima sicurezza da accessi non autorizzati dal soggetto formatore. In tal senso non dovrebbe essere consentito l’accesso tramite social login (meccanismo che permette agli utenti di autenticarsi sfruttando account e servizi offerti dai social network);
− assicurare la registrazione e la tracciabilità degli accessi;
− consentire l’interazione sincrona tra docente e discenti, permettendo ai discenti di intervenire in diretta su richiesta mediante l’utilizzo di una funzionalità dedicata;
− consentire al docente di sollecitare la partecipazione attiva dei discenti mediante domande, sondaggi, discussioni, ecc. permettendo così anche di monitorare in itinere le fasi di apprendimento;
− permettere tecnicamente il monitoraggio e la registrazione delle presenze, con tracciatura riportante l’ora iniziale e finale dei collegamenti e gli eventuali abbandoni dei discenti. Tale tracciatura, con relativa evidenza documentale, avrà la stessa validità del registro delle presenze utilizzato nei corsi in presenza, con la validazione del responsabile del corso o dei singoli docenti;
− permettere la visualizzazione, tramite finestre, dei discenti in modo da facilitare l’interazione tra docenti e discenti e tra discenti e discenti, e verificare da parte del docente e/o del tutor la presenza effettiva dei singoli discenti;
− consentire un’agevole modalità di proiezione e condivisione delle presentazioni utilizzate dai docenti (slide, filmati, documenti ecc.) e un’agevole visualizzazione delle stesse da parte dei discenti;
− contenere un’area di chat per consentire ai discenti di comunicare con il docente o il tutor o con gli altri discenti in alternativa o in integrazione alla comunicazione audio/video;
− consentire la creazione di classi virtuali con possibilità di suddivisione in sottogruppi separati (break-out rooms) per lo svolgimento di eventuali esercitazioni/lavori di gruppo;
− consentire, laddove necessario o utile, le registrazioni delle sessioni formative (parzialmente o totalmente);
− contenere un’area di repository del materiale didattico e di supporto alla didattica per la sola durata del corso di formazione, con utilizzo protetto da parte del discente ai soli fini didattici e regolamentato secondo le indicazioni del soggetto formatore (ad esempio divieto di diffusione verso terzi, divieto di condivisione con terzi, rispetto del copyright, eventuali limitazioni ai download);
− consentire di acquisire il consenso al trattamento dei dati da parte dell’interessato, compresa l’acquisizione, laddove prevista dal soggetto formatore, dell’accettazione del rispetto del copyright, del divieto di diffusione verso terzi, del divieto di condivisione con terzi e di eventuali limitazioni ai download
7. Connettività della postazione utente
Venendo svolta tramite l’utilizzo di piattaforme online, la connessione della postazione d’utente alla rete Internet durante la formazione deve essere stabile ed efficiente.
Inoltre, il soggetto formatore deve raccomandare al discendente che il posizionamento della propria postazione non presenti elementi di interferenza di alcun tipo.
I dispositivi consigliati sono pc e tablet, mentre viene sconsigliato l’utilizzo di smartphone.
8. Protezione e trattamento dei dati personali
Avvenendo la formazione in maniera digitale, il soggetto formatore deve prestare attenzione al trattamento dei dati personali e della privacy.
Il trattamento dei dati e lecito solo se i singoli discenti, docenti e tutor hanno espresso il consenso al trattamento per la specifica finalità formativa, come previsto dalla legislazione vigente.
È richiesto che il consenso sia informato, poiché, per il trattamento dei dati, e richiesto che il titolare rispetti gli obblighi di informazione e trasparenza secondo i principi riportati nella legislazione vigente. Il soggetto formatore, in qualità di titolare del trattamento dei dati, deve acquisire preliminarmente il consenso informato dei discenti al trattamento dei dati personali. Il discente è soggetto obbligato a fornire i dati necessari senza i quali non è possibile la fruizione del corso a distanza in modalità VCS.
La verifica dell’identità del discente può avvenire contestualmente all’acquisizione dell’assenso al trattamento e all’iscrizione. Il soggetto formatore può acquisire, in sede di iscrizione, copia di un documento di identità contenente la fotografia del discente, escludendo qualsiasi trattamento digitale di tipo biometrico.
9. Modalità di accesso protetto
Gli accessi sono gestiti dal tutor e/o dal docente.
Le modalità di accesso sono, come già accennato, di tipo protetto.
Il tutor, prima dell’avvio della sessione formativa, verifica gli avvenuti accessi e la loro registrazione sulla piattaforma (con l’indicazione dell’orario di accesso).
Eseguiti gli accessi, il tutor verifica il corretto funzionamento audio e video di tutti i discenti e delle funzionalità necessarie per lo svolgimento dell’evento formativo, disattivando quelle non strettamente necessarie alla didattica.
10. Verifica continuità presenza
La verifica della continuità delle presenze si rende necessaria dal momento in cui la legislazione vigente che regolamenta la formazione su SSL prevede che si rispetti la presenza obbligatoria per una certa percentuale dell’intera durata del percorso formativo, pertanto è necessario che:
− tali vincoli siano rispettati anche nei percorsi formativi erogati in modalità VCS;
− il tutor e/o il docente verifichino costantemente la presenza dei discenti, mediante visualizzazione delle finestre, chiamate ai discenti, sondaggi, richieste via chat;
− il discente il quale abbia la necessita di assentarsi per un periodo prolungato chieda l’abbandono del collegamento che sarà successivamente ripristinato con la modalità di accesso autorizzato e registrato con l’orario di abbandono e di ripristino.
Il tutor d’aula virtuale verifica il tracciamento delle presenze, degli abbandoni e dei ripristini di accesso.
11. Gestione delle verifiche di apprendimento intermedie finali
Le verifiche sono sempre svolte in modalità sincrona e non differita, con la visualizzazione delle finestre dei discenti nel corso dello svolgimento.
N.B. Nel caso in cui la piattaforma abbia funzionalità che permettono lo svolgimento e la gestione delle verifiche e raccomandato il loro utilizzo in quanto garantiscono automaticamente la tracciabilità e la correttezza dello svolgimento delle verifiche stesse.
Nel caso in cui la piattaforma non abbia tali funzionalità avanzate, i file contenenti le verifiche possono essere inviati ai discenti all’inizio della sessione di verifica mediante posta elettronica. I file contenenti i test di verifica sono compilati dai discenti nell’arco temporale previsto dalla prova, con visualizzazione delle finestre dei discenti, e inviati agli esaminatori in tempo reale in un unico invio non ripetibile, per evitare eventuali correzioni o modifiche dopo la fine della sessione di verifica.
Nel caso in cui la verifica consista in un colloquio, questo avviene in diretta audio-video tra gli esaminatori e il singolo discente. L’esito della prova e comunicato al discente alla fine del colloquio.
La firma del discente può essere sostituita dalla registrazione audio-video della comunicazione dell’esito e della presa d’atto del discente.
12. Rilascio delle attestazioni
Se la piattaforma prevede la funzionalità avanzata di emissione degli attestati di frequenza e superamento delle verifiche, e richiesto che il soggetto formatore nell’utilizzo di tale funzionalita renda conforme l’attestazione a quanto previsto dalla legislazione vigente.
13. Monitoraggio e valutazione della qualità didattica e della qualità organizzativa
Con l’obiettivo di migliorarsi costantemente, è bene fornire questionari di gradimento per quanto riguarda la qualità dell’insegnamento e dell’organizzazione.
14. Conservazione della documentazione e dei dati personali
Per alcuni corsi di formazione la legislazione vigente in materia di formazione su SSL prevede l’obbligo da parte del soggetto formatore di conservazione, anche in formato elettronico, per un periodo definito di anni del “fascicolo del corso” contenente dati anagrafici dei partecipanti, registri di presenza, esiti e documentazione relativa alle verifiche di apprendimenti.
Comments